照会是一种正式的外交通信文书形式，主要用于国家领导人和高级外交官之间的个人通信，以及机构间的外交日常事务处理。正式照会是最正式和最严肃的形式，通常采用第一人称起草，并需要发文人本人签字，而不必盖公章。正式照会常用于处理涉及重要的外交事务和外交礼节事宜，如通知重大事件、建交、断交或复交、就重大问题进行交涉、履行重要的外交礼仪等。此外，用以签订双边条约或协议的正式照会在外交上也称为换文。而普通照会则是用第三人称起草的外交文书，适用于机构与机构间的通信，如外交部与其他外交部门、使馆之间的通信，常用于处理外交日常事务和重大的政治问题1。

需要注意的是，照会作为公文名称，其起源可以追溯到明代，当时主要用于不相隶属的文武衙门之间的行文沟通。清代的相关规定进一步扩展了照会的适用范围，使其成为不同级别官员之间行文的常用方式2。

在现代商业和行政场景中，照会也被用作一种正式的书面发函方式，用于向合作伙伴或其他相关组织传递信息、做出指示或提出请求。这种用法虽然与传统的外交通信照会有所区别，但其核心目的在于确保信息的清晰传达和双方的理解一致3。